Πάντα κοίταξα σε ένα τεράστιο έργο, αισθάνεται ότι ο γνωστός κόμπος της συντρίβει το σφίγγα στο στομάχι σας; Ξέρεις, το είδος όπου το τεράστιο μέγεθος του κάνει να θέλεις απλά … να μην ξεκινήσεις; Ίσως είναι μια μεγάλη παρουσίαση στην ανώτερη ηγεσία, ξεκινώντας ένα νέο προϊόν, ή ακόμα και απλά αντιμετωπίζοντας εκείνο το βουνό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φαίνεται να μεγαλώνει ψηλότερα κάθε μέρα. Είμαστε όλοι εκεί. Η κοινή συμβουλή που ακούτε είναι πάντα η ίδια: “Απλά σπάστε το!” Και ενώ αυτό ακούγεται υπέροχο στη θεωρία, σας αφήνει συχνά να αναρωτιέστε: “Εντάξει, αλλά πως Το κάνω πραγματικά; “
Στην ασιατική αποτελεσματικότητα, πιστεύουμε σε μερικές βασικές ιδέες όταν πρόκειται για παραγωγικότητα. Πρώτον, οι χαρούμενοι άνθρωποι είναι παραγωγικοί άνθρωποι. Δεύτερον, κάνοντας μόνο ένα μικρό τσίμπημα την εβδομάδα μπορεί να οδηγήσει σε τεράστια κέρδη. Και τρίτον, όλα πρέπει να είναι απλά και ενεργά. Αυτό ακριβώς θα κάνουμε σήμερα: απλοποιήστε την τέχνη της κατάρρευσης οποιουδήποτε έργου, ώστε να μπορείτε να προχωρήσετε με σαφήνεια και εμπιστοσύνη.
Το βόρειο αστέρι σας: Ο ορισμός του έγινε
Όταν αντιμετωπίζετε ένα μεγάλο, αποθαρρυντικό έργο, το πρώτο βήμα – και αναμφισβήτητα το πιο κρίσιμο – είναι να ξεκαθαρίσετε τον “ορισμό του DOD” (DOD). Πώς μοιάζει πραγματικά η επιτυχία για αυτό το έργο; Ποιο είναι το ιδανικό αποτέλεσμα; Εάν δεν ξέρετε πού πηγαίνετε, οποιαδήποτε διαδρομή θα φανεί εξίσου έγκυρη και θα καταλήξετε απλά να περάσετε νερό.
Σκεφτείτε το σαν να κοιτάτε τον ορίζοντα. Εάν κάνετε δέκα βήματα προς τα εμπρός, είστε πιο κοντά σε αυτό; Ενστικτωδώς, μπορείτε να πείτε ναι, αλλά ο ορίζοντας είναι πάντα η ίδια απόσταση μακριά. Ομοίως, εάν δεν ορίζετε το “ολοκληρωμένο” σας, ίσως λάβετε μέτρα, αλλά δεν θα ξέρετε αν πραγματικά πλησιάζετε στον πραγματικό σας στόχο.
Αυτό είναι όπου έρχεται μια ισχυρή ερώτηση: «Τι θα έπρεπε να είναι αληθινό για μένα να ολοκληρώσω το Χ;»
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να δώσετε μια μεγάλη παρουσίαση στο αφεντικό ή την ανώτερη διοίκησή σας. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα πήγαιναν αμέσως για να σκεφτούν διαφάνειες, περιεχόμενο και οπτικά. Αλλά αν ρωτήσετε, “Τι θα έπρεπε να είναι αληθινό για την ανώτερη διοίκηση να εγκρίνει αυτό το έργο;” Ή “Τι θα έπρεπε να είναι αληθινό για το αφεντικό μου να είναι πραγματικά ευχαριστημένος με αυτή την παρουσίαση;”, η εστίασή σας μετατοπίζεται δραματικά. Συνειδητοποιείτε ότι το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς μια ολοκληρωμένη παρουσίαση. είναι ένα εγκεκριμένο έργο ή ένα ικανοποιημένος ενδιαφερόμενος.
Θυμάμαι όταν εξετάζαμε για πρώτη φορά την εκτόξευση της παραγωγικότητας δείχνουν podcast. Η ομάδα μου ήταν ενθουσιασμένη, δείχνοντάς μου όλες αυτές τις μετρήσεις για την ανάπτυξη και την επίτευξη του podcast. Αλλά αυτό που δεν συνέδεσαν αρχικά ήταν μου Ορισμός του έγινε ως ενδιαφερόμενος. Τι θα έπρεπε να είναι αληθινό για μου να υπογράψετε; Μου άρεσε ο αντίκτυπος, οι οικονομικές επιδόσεις και τα ποσοστά διατήρησης. Μόλις καταλάβαιναν το “τι θα έπρεπε να είναι αληθινό”, η προσέγγισή τους άλλαξε και θα μπορούσαμε να προχωρήσουμε αποτελεσματικά. Πρόκειται για την κατανόηση του τι πραγματικά μετακινεί τη βελόνα για τους εμπλεκόμενους ανθρώπους.
Πλοήγηση του άγνωστου: Δεν χρειάζεστε όλες τις απαντήσεις
Ένας από τους μεγαλύτερους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι κολλάνε είναι ο φόβος του άγνωστου. «Δεν ξέρω όλα τα βήματα», θα πουν. Και ξέρετε τι; Αυτό είναι απολύτως εντάξει. Δεν το κάνεις έχω Για να γνωρίζετε κάθε βήμα από την αρχή μέχρι το τέλος, ειδικά αν είναι κάτι που δεν έχετε κάνει ποτέ πριν.
Ο Brooks και εγώ έχουμε καταγράψει εκατοντάδες επεισόδια podcast, έτσι γνωρίζουμε τη διαδικασία μέσα και έξω. Μπορούμε εύκολα να εργαστούμε προς τα πίσω από ένα τελικό επεισόδιο. Αλλά αν μας ζητήσατε να χτίσουμε ένα ράντσο στο Τέξας, θα είμαστε εντελώς χαμένοι. Μπορούμε να έχουμε ένα όραμα για το τελικό ράντσο, αλλά τα βήματα για την τοποθέτηση ηλεκτρικής ενέργειας, τις υδραυλικές εγκαταστάσεις, τη λήψη άδειων και τον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό; Αυτό είναι ξένο έδαφος. Ωστόσο, θα μπορούσαμε ακόμα να ξεκινήσουμε με την έρευνα σε τοποθεσίες ή να υπολογίσουμε έναν προϋπολογισμό. Το κλειδί είναι να εντοπιστούν αυτά τα αρχικά, ενεργά βήματα.
Αυτό μας φέρνει σε μια κρίσιμη αρχή: “Ποιος, όχι πώς.”
Εάν δεν ξέρετε πώς να κάνετε κάτι, βρείτε κάποιον που το κάνει. Πρέπει να εφαρμόσετε ένα νέο σύστημα λογισμικού για την εταιρεία σας; Αντί να προσπαθήσετε να υπολογίσετε τον εαυτό σας κάθε τεχνική λεπτομέρεια, ρωτήστε: “Ποιος το έχει κάνει πριν;” Μπορείτε να προσλάβετε έναν σύμβουλο, να μιλήσετε με έναν εμπειρογνώμονα σε πλατφόρμες όπως το Clarity.fm, ή ακόμα και να αξιοποιήσετε τη δύναμη του AI.
Μιλώντας για το AI, έχει γίνει το μυστικό μου όπλο για να σπάσει σύνθετα έργα. Πρόσφατα είχα ένα νέο συμπλήρωμα και ήθελα να μάθω αν θα μπορούσα να το πάρω πριν από το κρεβάτι χωρίς να καταστρέψω τον ύπνο μου. Αντί να ξοδεύω μισή ώρα googling κάθε συστατικό, απλά πήρα μια φωτογραφία με την εφαρμογή για κινητά του ChatGPT και ρώτησα. Σε 30 δευτερόλεπτα, είχα την απάντησή μου. Ο Brooks το χρησιμοποίησε για να εντοπίσει ταινίες από μια εικόνα ή ακόμα και την ακριβή σκιά του μπλε σε ένα φόρεμα. Το AI μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε βήματα, να εξετάσετε διαφορετικές πτυχές και ακόμη και να προβλέψετε πιθανά ζητήματα που ίσως δεν έχετε σκεφτεί.
Από συντριβή στη δράση: κάνοντας το σχέδιό σας ρευστό
Μόλις αρχίσετε να σπάζετε τα πράγματα, ίσως να βρείτε τον εαυτό σας με μια τεράστια λίστα εργασιών. Αυτό μπορεί να είναι εξίσου συντριπτικό με το αρχικό μεγάλο έργο. Το τέχνασμα εδώ είναι να διατηρήσετε το σχέδιό σας υγρό και να επικεντρωθείτε στο Επόμενη ενέργεια.
Ο Brooks χρησιμοποιεί συχνά χάρτες μυαλού για να σπάσει τα έργα και ενώ μπορούν να γίνουν εκτεταμένοι, επικεντρώνεται στην τοποθέτηση μόνο των επόμενων βημάτων στο διευθυντή της εργασίας του. Αυτό εμποδίζει την αίσθηση ότι θα ταφεί κάτω από ένα βουνό από-dos.
Έχω βρει χρήσιμο να σπάσει αρχικά τα πράγματα σε ένα απλό έγγραφο, όπως ένα Google Doc ή Apple Notes, αντί να πετάξει αμέσως τα πάντα σε έναν διαχειριστή εργασιών. Γιατί; Επειδή μια εργασία σε έναν διαχειριστή εργασιών αισθάνεται συχνά μόνιμη, όπως κάτι εσείς πρέπει κάνω. Αλλά μια γραμμή σε ένα έγγραφο αισθάνεται πιο ρευστό. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να αναδιατάσσετε στοιχεία χωρίς το ψυχολογικό βάρος της “αποτυχίας” για να ελέγξετε κάτι μακριά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν χάρτη μυαλού, χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό για να αποκρύψετε τα κλαδιά, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε ένα τμήμα κάθε φορά. Αυτό σας επιτρέπει να επεκτείνετε το σχέδιό σας καθώς εμφανίζονται νέα βήματα και στη συνέχεια να το καταρρίψετε ξανά για να διατηρήσετε την εστίαση.
Η δύναμη του προβληματισμού: μάθηση και ανάπτυξη
Τέλος, για να κυριαρχήσετε πραγματικά την τέχνη του σπασίματος των πραγμάτων και στη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας με την πάροδο του χρόνου, πρέπει να αγκαλιάσετε τον προβληματισμό. Αφού ολοκληρώσετε ένα έργο, πραγματοποιήστε μια “αναδρομική”. Αυτή είναι μια αφοσιωμένη στιγμή, είτε μόνη είτε με την ομάδα σας, για να ζητήσετε τρεις απλές αλλά ισχυρές ερωτήσεις:
- Τι πήγε καλά;
- Τι δεν πήγε τόσο καλά;
- Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε καλύτερα την επόμενη φορά;
Αυτό δεν είναι μόνο για έργα που πήγαν πλάγια. Ακόμα κι αν ένα γεγονός ήταν μια τεράστια επιτυχία, αντανακλώντας σε αυτό σας βοηθά να συλλάβετε αυτά τα μαθήματα. Έχω οργανώσει εκατοντάδες εκδηλώσεις και μπορώ να σας πω, είναι περίπλοκα. Η πρώτη μου ήταν μια καταστροφή, που μας κοστίζει ένα σημαντικό χρηματικό ποσό, επειδή δεν κατάλαβα πράγματα όπως συμβόλαια, πληρωμές εκ των προτέρων ή ταμειακές ροές. Είχα μιλήσει εκ των προτέρων έναν εμπειρογνώμονα, θα μπορούσα να αποφύγω πολλούς πονοκεφάλους. Τώρα, μετά από αμέτρητα γεγονότα, είμαι πολύ καλύτερα, αλλά υπάρχουν πάντα νέα μαθήματα.
Αυτά τα μαθήματα είναι σωρευτικά. Για παράδειγμα, εάν είστε σε μια ομάδα μάρκετινγκ που έτρεξε απλά μια επιτυχημένη εκδήλωση πελατών και τώρα πρέπει να εφαρμόσετε ένα νέο σύστημα χρέωσης, τα μαθήματα από την εκδήλωση εξακολουθούν να ισχύουν. Μάθατε ποιος στην ομάδα σας υπερέχει στην κατάρτιση, ο οποίος είναι προσανατολισμένος στη διασφάλιση της ποιότητας και ποιος μπορεί να χειριστεί τις επικοινωνίες που αντιμετωπίζουν οι πελάτες. Αυτές οι ιδέες σας βοηθούν να διαθέσετε τους πόρους πιο αποτελεσματικά για το επόμενο, φαινομενικά άσχετο, έργο.
Είναι σαν να χρονολογείτε: Εάν συνεχίζετε να κάνετε τα ίδια λάθη, είναι πιθανότατα επειδή δεν αντανακλάτε τις προηγούμενες σχέσεις. Το ίδιο ισχύει και για τα έργα. Η συνεπής αντανάκλαση σάς βοηθά να μάθετε, να προσαρμόσετε και να βελτιώνετε συνεχώς, καθιστώντας τα μελλοντικά έργα πιο ομαλά και πιο επιτυχημένα.
Η επόμενη δράση σας: Καθορίστε το DOD σας
Λοιπόν, ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε τώρα; Για κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε, μεγάλο ή μικρό, γράψτε τον “ορισμό σας”. Σε μία έως τρεις προτάσεις, διατυπώστε σαφώς ποια είναι η επιτυχία. Βάλτε το στο εργαλείο διαχείρισης του έργου σας, ένα έγγραφο ή ακόμα και απλά μια κολλώδη σημείωση. Αυτή η απλή πράξη θα σας δώσει ένα σαφές North Star, καθιστώντας τη διαδικασία της διάσπασης των πραγμάτων κάτω απεριόριστα ευκολότερη. Θα βρείτε τον εαυτό σας να κινείται προς τα εμπρός με σκοπό, ακόμη και όταν το μονοπάτι μπροστά δεν είναι απολύτως σαφής.
